Kontrola, nadużycia finansowe

Kontrola realizacji projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości projektu. Dowiedz się, jakie są zasady przeprowadzania kontroli i jak się do niej właściwie przygotować.

Rodzaje kontroli

Twój projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:

Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi, tj. czy mieszczą się w kategoriach wydatków, które można finansować z Regionalnego Programu dla województwa opolskiego. Instytucja Zarządzająca zdecyduje, czy poprosi o wszystkie faktury lub rachunki do sprawdzenia, czy tylko o ich wybrane egzemplarze, poinformuje także, czy dokumenty te należy przekazać w wersji papierowej, czy też załączyć wersję elektroniczną w systemie informatycznym;

Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie – instytucja, z którą podpisałeś umowę, w każdym roku sprawdzi wybraną przez siebie grupę projektów. W grupie tej może się znaleźć także Twój projekt. Kontrole te mogą być prowadzone w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli podlegać będzie dokumentacja i sprawdzony zostanie zakres rzeczowy realizowanego projektu. Szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitorująca, polegająca na sprawdzeniu czy faktycznie projekt jest wykonywany (np. sprawdzenie, czy planowane szkolenie faktycznie się odbywa we wskazanym miejscu i czy uczestniczy w nim deklarowana liczba osób);

Kontrola krzyżowa – kontrola ta realizowana będzie w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-13. W trakcie tej kontroli sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. W kontroli tej nie uczestniczysz – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i zostaniesz poproszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji;

Kontrola na zakończenie projektu – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać. Zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;

Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady podczas tej kontroli sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje polegające na:
- zaprzestaniu działalności produkcyjnej lub przeniesieniu jej poza obszar wsparcia finansowany z Regionalnego Programu dla województwa opolskiego,
- zmianie własności współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
- istotnej zmianie wpływającej na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń,

Zachowanie okresu trwałości monitoruje się najczęściej na bazie wypełnianej przez Ciebie ankiety, jednak część projektów podlega kontroli w miejscu ich realizacji.

Innym kontrolom – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową (czyli właściwy Urząd Kontroli Skarbowej) lub Najwyższą Izbę Kontroli. Instytucje te mogą weryfikować prawidłowość prowadzenia zamówień publicznych, ocen oddziaływania na środowisko lub udzielania pomocy publicznej.

Termin kontroli

O terminie kontroli planowej w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie zostaniesz poinformowany pisemnie, z co najmniej kilkudniowym wyprzedzeniem. Kontrole dotyczące projektów są ujęte w rocznych planach kontroli na dany rok obrachunkowy.

Kontrola doraźna przeprowadzana jest natomiast bez uprzedniego poinformowania lub jeden dzień roboczy przed jej przeprowadzeniem. Decyzja o takiej kontroli podejmowana jest na skutek stwierdzenia nieprawidłowości podczas realizacji projektu lub podejrzenia ich wystąpienia.

Zakres kontroli

W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umową o dofinansowanie projektu. Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja, w tym:

Dokumenty finansowe
- oryginały dowodów księgowych, w tym przede wszystkim faktur, rachunków, not księgowych, list płac oraz zawieranych umów;
- dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW;
- obowiązująca w Twojej firmie polityka rachunkowości;
- wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald;
- ponadto ocenie podlegają dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.

Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi, w tym przede wszystkim:
- ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska pracy;
- umowy o pracę;
- certyfikaty środowiskowe;

Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z Ustawą Prawo zamówień publicznychlub zasadą konkurencyjności. Najczęściej weryfikacji podlega:
- sposób szacowania wartości zamówienia
- upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu
- potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców
- uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty
- raport z udzielonego zamówienia
- treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą

Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów. Mogą to być na przykład:
- umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie
- umowy i bieżące dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia
- umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie
- uzyskane certyfikaty

Procedury archiwizacji dokumentacji projektowej

Korzystając ze środków z Regionalnego Programu dla województwa opolskiego przyjmujesz na siebie obowiązek archiwizacji pełnej dokumentacji projektowej w siedzibie swojej firmy, przez okres wskazany w umowie dotacji.

Działania informacyjno-promocyjne, między innymi:
- oznakowanie dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku
  z realizacją projektu
- oznakowanie dofinansowanych środków trwałych
- oznakowanie miejsca realizacji projektu.
Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też naocznie sprawdzić, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie.

Po kontroli

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi lub rekomendacjami. Otrzymasz ją w celu zapoznania się z jej treścią. Jeżeli nie masz żadnych uwag, podpisujesz dokument. Jeżeli nie zgadzasz się z informacją pokontrolną, masz 14 dni na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do jej treści. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz informację pokontrolną wraz z zaleceniami pokontrolnymi z terminem ich wykonania. Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy zostaną objęte korektą finansową.

Nadużycia finansowe

Czym są nadużycia finansowe?

Nadużycie finansowe – zgodnie z art. 1 (1) (a) Konwencji sporządzonej na mocy art. K.3 Traktatu o Unii Europejskiej w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich jest to jakiekolwiek celowe działanie lub zaniechanie naruszające interesy finansowe Wspólnot Europejskich w odniesieniu do wydatków, polegające na:

wykorzystaniu lub przedstawieniu nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty Europejskie lub w ich imieniu,
nieujawnieniu informacji z naruszeniem szczególnego obowiązku, w tym samym celu,
niewłaściwym wykorzystaniu takich środków do celów innych niż te, na które zostały pierwotnie przyznane.

Polityka instytucji zaangażowanych w realizację Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Opolskiego 2014-2020 (RPO 2014 – 2020) w zakresie zwalczania nadużyć finansowych.

Instytucje w systemie realizacji RPO 2014- 2020:

Instytucja Zarządzająca – Zarząd Województwa Opolskiego

oraz

Instytucje Pośredniczące: Opolskie Centrum Rozwoju Gospodarki, Wojewódzki Urząd Pracy w Opolu oraz Związek ZIT Stowarzyszenie Aglomeracja Opolska,

utrzymują wysokie standardy prawne, etyczne i moralne, przestrzegają zasad prawości, obiektywności, odpowiedzialności i uczciwości oraz stosują szereg środków administracyjno-organizacyjnych oraz technik prewencyjnych mających na celu zapobieganie i wykrywanie nadużyć oraz konsekwentne informowanie właściwych organów o przypadkach ich powstania.

Głównym założeniem wynikającym ze wskazanego podejścia jest zapewnienie postrzegania instytucji zaangażowanych w realizację RPO WO 2014-2020, jako przeciwnych przejawom nadużyć finansowych, korupcji oraz konfliktowi interesów.

Powiadamianie o podejrzeniu wystąpienia nadużycia finansowego:

Każda osoba posiadająca istotne informacje świadczące o możliwości wystąpienia podejrzenia nadużycia finansowego w ramach RPO WO 2014-2020, ma możliwość powiadomienia właściwych w danej sprawie organów:

1. Policji lub innego uprawnionego organu ścigania

Osoby posiadające wiedzę o przestępstwie lub mające wiedzę mogącą przyczynić się do wykrycia samego czynu zabronionego lub jego sprawców, mogą dokonać zgłoszenia do właściwego organu ścigania:

za pośrednictwem poczty, poczty elektronicznej lub faksu,
osobiście, we właściwej miejscowo jednostce Policji albo prokuratury,
anonimowo, bez podawania swoich danych osobowych, np. telefonicznie lub pisemnie.

2. UOKiK

W przypadku podejrzeń popełnienia nadużyć finansowych, mogących stanowić praktyki ograniczające konkurencję należy zgłosić je Prezesowi UOKiK na podstawie art. 86 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów. Zgłoszenie, o którym mowa powyżej, następuje w formie pisemnego zawiadomienia wraz z uzasadnieniem.

W przypadku powiadomienia UOKiK, może zostać wykorzystany wzór zgłoszenia, który zamieszczony przez Instytucję pod adresem: http://www.uokik.gov.pl/zglos_zmowe_przetargowa.php.

3. Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)

Każdy obywatel może bezpośrednio poinformować OLAF o podejrzeniu nadużycia finansowego lub korupcji, mającym wpływ finansowy na interesy Unii Europejskiej. Wszelkie dostępne dokumenty potwierdzające te informacje powinny również zostać przekazane.

W tym kontekście kluczową rolę odgrywa oficerów łącznikowych w krajowych służbach dochodzeniowych, z którymi OLAF współpracuje w państwach członkowskich. Ze służbami OLAF można się skontaktować we wszystkich językach urzędowych:

za pomocą elektronicznego Systemu Powiadamiania o Nadużyciach – FNS (Fraud Notification System) dostępnego na stronie internetowej: https://fns.olaf.europa.eu/;
pocztą, kierując korespondencję na adres OLAF – European Anti-Fraud Office, European Commission, Rue Joseph II, 30, 1000 Bruxelles/Brussel, Belgique/België.

Szczegółowe informacje w tym zakresie dostępne są na stronie internetowej: http://ec.europa.eu/anti_fraud/investigations/report-fraud/index_pl.htm

Każda informacja dotycząca nadużyć finansowych związanych z realizacją RPO WO może być również zgłaszana bezpośrednio do Instytucji Zarządzającej lub Instytucji Pośredniczącej RPO WO 2014-2020.

Przydatne dokumenty

W celu poszerzenia wiedzy na temat nieprawidłowości – w tym nadużyć finansowych – Instytucja Zarządzająca zaleca zapoznanie się z następującymi dokumentami: