W tym miejscu znajdziesz informacje o dokumentach niezbędnych przy realizacji projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich.

Na każdym etapie, począwszy od starania się o wsparcie unijne, a skończywszy na rozliczeniu/zamknięciu projektu, będziesz korzystać ze wzorów dokumentów takich jak: wzór wniosku o dofinansowanie, wzór umowy o dofinansowanie czy wzór wniosku o płatność. Pamiętaj, że dokumenty mogą różnić się w zależności od konkursu, w którym bierzesz udział. Istotne jest, aby korzystać z ich aktualnych wersji.

W każdym ogłoszeniu o naborze wniosków znajdziesz niezbędne wzory dokumentów. Stanowią one załączniki do regulaminu konkursu. Zobacz ogłoszenia o naborach wniosków (link).

Wniosek o dofinansowanie

Jednym z podstawowych dokumentów, które są wymagane przy ubieganiu się o wsparcie, jest wniosek o dofinansowanie.

We wniosku o dofinansowanie musisz dowieść, że Twój projekt spełnia wszystkie warunki określone w regulaminie konkursu i wpisuje się w cele programu. Wnioski składa się w ściśle określonych terminach wskazanych w ogłoszeniu o konkursie.

We wniosku o dofinansowanie muszą się znaleźć następujące informacje:

  • ogólne informacje o projekcie (m.in. program/priorytet/działanie/poddziałanie, tytuł i opis projektu, wartość i rodzaj projektu),
  • miejsce i termin realizacji,
  • klasyfikacja (m.in. zakres interwencji, forma finansowania, rodzaj działalności gospodarczej),
  • informacje o wnioskodawcy (m.in. NIP, nazwa, dane teleadresowe, forma prawna),
  • kwestie finansowe (m.in. budżet projektu, źródła jego finansowania).

Wzór wniosku o dofinansowanie stanowi załącznik do regulaminu konkursu.

Formularz wniosku

Formularz wniosku o dofinansowanie projektu dostępny jest wyłącznie w formie elektronicznej w systemie informatycznym SYZYF RPO WO 2014-2020, który posiada funkcję generatora wniosków.

Dowiedz się jak wypełnić wniosek w generatorze dla projektów finansowanych
z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) i projektów finansowanych
z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS).

Wypełniony zgodnie z instrukcją formularz wniosku o dofinansowanie projektu wyślij on-line za pomocą generatora do Instytucji Organizującej Konkurs. Po wysłaniu musisz wydrukować swój wniosek. Pamiętaj aby suma kontrolna widniejąca na wersji papierowej wniosku i wersji elektronicznej wysłanej on-line była taka sama. Suma kontrolna, jest to ciąg znaków znajdujący się na każdej stronie wniosku, który pozwala na sprawdzenie czy elektroniczna wersja wniosku jest taka sama jak wersja papierowa, którą dostarczysz do Punktu Przyjmowania Wniosków.

Wniosek o dofinansowanie projektu wraz z wymaganymi załącznikami musi być przygotowany w wersji papierowej w formacie A4 w dwóch jednakowych egzemplarzach (w dwóch oryginałach lub w oryginale i kopii).

Oryginał formularza wniosku o dofinansowanie projektu na ostatniej stronie powinien zostać opatrzony datą oraz czytelnym podpisem lub pieczątką imienną i parafką osób upoważnionych do podpisania wniosku o dofinansowanie projektu, jak również przez osobę odpowiedzialną za finanse w instytucji (np. w przypadku gminy jest to podpis wójta, burmistrza, bądź prezydenta oraz kontrasygnata skarbnika, osoby odpowiedzialnej za finanse w instytucji lub osoby upoważnionej).

Kopia formularza wniosku o dofinansowanie projektu musi być poświadczona „za zgodność z oryginałem” przez osobę upoważnioną w następującej formie: na pierwszej stronie kopii powinna znaleźć się pieczątka „za zgodność z oryginałem” (wraz
z podaniem numerów stron, których potwierdzenie dotyczy, datą) pieczątka nagłówkowa oraz pieczątka imienna i parafka jednej z osób określonych w pkt. 2.4 wniosku lub innej osoby posiadającej upoważnienie do poświadczania zgodności dokumentów z oryginałem (dla której do wniosku dołączono pisemne upoważnienie). Za kopię wniosku o dofinansowanie projektu uważa się kserokopię oryginału wniosku.

Załączniki

Wszystkie niezbędne załączniki do wniosku o dofinansowanie projektu wymagane dla danego rodzaju projektu (znajdziesz je w Regulaminie konkursu), powinny zostać dołączone zarówno do oryginału wniosku jak i jego kopii (w jednym egzemplarzu dla każdego kompletu dokumentacji). Załączniki do wniosku muszą być ponumerowane zgodnie z listą załączników zamieszczoną na końcu wniosku. Załączniki powinny zostać zszyte lub zbindowane. Należy ponumerować strony każdego załącznika.

W przypadku, gdy nie z własnej winy nie jesteś w stanie dołączyć do wniosku
o dofinansowanie projektu bezwzględnie wymaganego załącznika, to w miejscu dla niego przeznaczonym należy zamieścić oświadczenie wraz ze stosownym uzasadnieniem, w którym wskazana zostanie przyczyna uniemożliwiająca jego złożenie na czas, jak również określony zostanie dzień jego dostarczenia.

Załączniki będące oryginalnymi dokumentami powinny zostać opatrzone pieczęcią instytucji, datą oraz pieczęcią imienną wraz z podpisem na pierwszej stronie przez osobę upoważnioną do podpisania umowy o dofinansowanie lub osobę upoważnioną do podpisania wniosku, bez konieczności poświadczania za zgodność z oryginałem.

Załączniki będące kopią z oryginału muszą być poświadczone za zgodność
z oryginałem przez osobę upoważnioną (według zasad określonych w tym rozdziale).

Załączniki będące dokumentacją finansową projektu (przede wszystkim dokument potwierdzający zabezpieczenie środków koniecznych do zrealizowania inwestycji) powinny być opatrzone kontrasygnatą skarbnika/osoby odpowiedzialnej za finanse
w instytucji/osoby upoważnionej.

Umowa o dofinansowanie

Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie wybrany do dofinansowania, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie.

Określa ona zasady, na jakich przyznano Ci środki oraz podstawowe obowiązki związane z realizacją projektu i jego rozliczeniem. Przed podpisaniem umowy musisz zgromadzić wymagane załączniki. Najczęściej wymagane są: aktualny wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenia o niezaleganiu w opłatach podatków i składek ZUS, zaświadczenie o niekaralności a także dokumenty specyficzne dla Twojego projektu. Zanim podpiszesz umowę, musisz też zaktualizować harmonogram realizacji Twojego projektu.

W umowie o dofinansowanie znajdują się takie informacje jak:

  • ogólne informacje (m.in. identyfikacja projektu, program/priorytet/działanie/poddziałanie, nazwy instytucji zawierającej umowę i odpowiedzialnej za sprawdzanie wniosków o płatność, termin realizacji, kwestie finansowe),
  • informacje o beneficjencie (m.in. NIP, nazwa, dane teleadresowe, forma prawna, numer rachunku bankowego),
  • zasady przekazywania środków unijnych (m.in. terminy przekazania, poziom dofinansowania, warunki otrzymania transzy, określenie zaliczkowania bądź refundacji wydatków),
  • zasady rozliczania projektu,
  • obowiązki beneficjenta (m.in. obowiązki informacyjno-promocyjne, sprawozdawczość w projekcie, zachowanie zasady konkurencyjności, ochrona danych osobowych, itp.)
  • zasady monitorowania i kontroli projektu,
  • warunki rozwiązania umowy o dofinansowanie.

Wzór umowy o dofinansowanie – tak, jak wzór wniosku – stanowi załącznik do regulaminu konkursu.

Do umowy załączana jest treść wniosku o dofinansowanie, który złożyłeś w ramach konkursu.

Wniosek o płatność

Środki z Funduszy Europejskich wypłacane są na podstawie wniosków o płatność. We wniosku o płatność musisz wskazać okres, za który się rozliczasz oraz uzupełnić informacje o wydatkach, refundacjach/zaliczkach, kategoriach kosztów, wpisać źródła finansowania wydatków, przedstawić zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki oraz wskazać wartości wskaźników osiągnięte dla danego okresu sprawozdawczego. Wnioski o płatność są podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

Po zakończeniu projektu w terminie określonym w umowie o dofinansowanie jesteś zobowiązany złożyć wniosek o płatność końcową.  Na tym etapie następuje ostateczne rozliczenie projektu, weryfikowane jest m.in. to czy wszystkie koszty zostały prawidłowo poniesione. Zamknięcie i rozliczenie projektu rozpoczyna okres jego trwałości – to czas w którym, musisz utrzymać zakładane efekty projektu, np. zakupione maszyny i urządzenia, poziom zatrudnienia itp. Długość okresu trwałości zależy od tego, jaki podmiot reprezentujesz. Dla przykładu jeżeli jest to mikro, mała lub średnia firma wynosi on 3 lata. W pozostałych przypadkach jest to 5 lat.

Wnioski o płatność są składane za pomocą systemu informatycznego.