Korzystanie z unijnych dotacji wiąże się z licznymi obowiązkami. Przede wszystkim trzeba zrealizować projekt zgodnie ze złożonym i zaakceptowanym wnioskiem o dofinansowanie, przestrzegać terminów i prawidłowo go rozliczyć.

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Do podpisania umowy musisz zgromadzić wymagane dokumenty. Masz na to z reguły kilka tygodni.

Harmonogram rzeczowo-finansowy

Realizując projekt, trzymaj się ściśle zapisów z wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać zakresu projektu, które wskazałeś we wniosku. Szczególnie ważne jest też przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków. Wszelkie zmiany wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez instytucję udzielającą Tobie wsparcia.

Kwalifikowalność wydatków

Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko działania z listy tzw. kosztów kwalifikowanych. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie z obowiązującymi Cię procedurami. Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dotacji.

Konto bankowe

Wszystkie operacje finansowe w Twoim projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie w tym celu konta bankowego. Jego numer podajesz do umowy o dofinansowanie.

Dokumentacja

Wszystkie wydatki w ramach projektu powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej dokumentacji księgowej. To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z projektem.

Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych – więc na pewno Cię nie ominie. Możesz się jej spodziewać co do zasady przynajmniej raz, na zakończenie projektu.

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu

Przez cały okres realizacji projektu regularnie informuj o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Tobie wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

Promocja i oznakowanie

Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu należy podawać już w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i komunikacyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz. Zakres takiej informacji obejmuje co najmniej nazwę funduszu unijnego, z którego pochodzą środki, programu i instytucji, która udzieliła wsparcia.

Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.

Jeżeli projekt obejmował zakup środków trwałych, budowę obiekty lub instalacje bądź też zatrudnienie pracowników obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.

W perspektywie finansowej 2021-2027 realizując i rozliczając projekt korzystamy z nowych aplikacji.

CST2021 (zawiera SL2021) , BK2021 oraz SM EFS
Dostęp do CST2021
Dostęp do BK2021
Dostęp do SM EFS

Chcesz rozliczyć projekt – skorzystaj z aplikacji SL2021 

Po wyborze projektu do dofinansowania, ale nie później niż przy podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu, poprosimy Cię o wskazanie osoby lub osób zarządzających projektem, czyli o wypełnienie wniosku:
Wniosek o dodanie osoby uprawnionej zarządzającej projektem po stronie Beneficjenta

Gdy podpiszesz umowę o dofinansowanie projektu, będziesz komunikował się z instytucją i rozliczał swój projekt za pośrednictwem aplikacji SL2021.

Po zalogowaniu się do CST2021 wybierz moduł Projekty

Projekty to aplikacja SL2021, która umożliwia rozliczanie projektów, ponieważ zapewnia wystandaryzowane formularze:

• wniosków o płatność (wraz z funkcjonalnościami umożliwiającymi ich tworzenie, przesyłanie, weryfikację, w tym zatwierdzanie, korygowanie, przekazywanie do poprawy i wycofywanie)
• harmonogramów płatności (wraz z funkcjonalnościami umożliwiającymi ich tworzenie, przesyłanie, weryfikację, w tym zatwierdzanie, poprawianie i wycofywanie)
• przechowujące wybrane informacje o zamówieniach publicznych i kontraktach powiązanych z projektem
• przechowujące wybrane informacje o osobach zatrudnionych do realizacji projektów
• przechowujące wybrane informacje o projektach grantowych i instrumentach finansowych.

Poniżej zamieściliśmy dokumenty, które przeprowadzą Cię przez poszczególne moduły aplikacji SL2021:
1. Korespondencja
2. Projekty
3. Harmonogram płatności / Harmonogram płatności wersja do importu
4. Wnioski o płatność
5. Zamówienia publiczne
6. Baza personelu / Baza personelu wersja do importu
7. Instrumenty finansowe
8. Granty
Dostęp do CST2021

BK2021 – Baza Konkurencyjności

Baza Konkurencyjności to internetowa baza ofert zawierająca ogłoszenia wnioskodawców/ beneficjentów. Baza Konkurencyjności (BK2021) to aplikacja wspierająca realizację zasady konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.

Dla zamówień udzielanych w projektach w ramach FEO 2021-2027, wszystkie oferty powinny być składane za pośrednictwem BK2021.
Komunikacja (korespondencja) pomiędzy zamawiającym a oferentem (pytania/odpowiedzi) musi również odbywać się za pośrednictwem BK2021.
Instruktaż multimedialny dotyczący BK2021
Dostęp do BK2021
Pomoc dotycząca kwestii technicznych

SM EFS – System Monitorowania EFS

System Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (SM EFS) to aplikacja służąca do monitorowania podmiotów i uczestników projektów otrzymujących wsparcie w ramach projektów realizowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+) dla perspektywy finansowej 2021-2027.
Dostęp do SM EFS
Instrukcja użytkownika SM EFS

Problemy techniczne z CST2021, BK2021 i SM EFS – zgłoś to nam

W przypadku problemów technicznych dotyczących m.in. obsługi lub nieprawidłowości w funkcjonowaniu aplikacji CST2021, BK2021 i SM EFS zgłoszenie prześlij na adres:

• amiz.feop@opolskie.pl – jeśli podpisałeś umowę o dofinansowanie projektu z instytucją zarządzającą UMWO,
• ami.feop@ocrg.opolskie.pl – jeśli podpisałeś umowę o dofinansowanie projektu z instytucją pośredniczącą OCRG,
• ami.feop@wup.opole.pl – jeśli podpisałeś umowę o dofinansowanie projektu z instytucją pośredniczącą WUP.