Działania informacyjne i promocyjne są elementem realizacji projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich. Działania te są równie istotne, jak wszystkie pozostałe i podlegają kontroli.

Obowiązki informacyjne wypełniasz od momentu uzyskania dofinansowania tj. podpisania umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu, do końca realizacji projektu lub do końca okresu trwałości projektu, który został określony w umowie. W tym okresie musisz wypełniać obowiązki, jakie masz zapisane w umowie o dofinansowanie i stosować zasady opisane w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji.
Jakie obowiązkowe działania informacyjne i promocyjne musisz przeprowadzić?

Twoim obowiązkiem jest poinformowanie opinii publicznej oraz uczestników projektu o uzyskanym dofinansowaniu z FE. Aby to zrobić, musisz:

1. Zamieścić znaki: Funduszy Europejskich, barw RP i Unii Europejskiej oraz oficjalne logo promocyjne województwa opolskiego na:

   • wszystkich działaniach informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu, takich jak, np.: e-publikacje, ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, newslettery, mailing, materiały filmowe, materiały promocyjne, konferencje, spotkania,

   • dokumentach związanych z realizacją projektu, które podajesz do wiadomości publicznej, np. dokumentacji przetargowej, ogłoszeniach, analizach, raportach, wzorach umów, wzorach wniosków,

   • dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, np. zaświadczeniach, certyfikatach, zaproszeniach, materiałach informacyjnych, programach szkoleń i warsztatów, listach obecności, prezentacjach multimedialnych, umowach oraz kierowanej do nich korespondencji.

   • produktach, sprzęcie, pojazdach, aparaturze itp., powstałych lub zakupionych w projekcie, poprzez umieszczenie na nich trwałych naklejek.UWAGA: Oznaczenie nie musi pojawić się na dokumentach, których ze względu na ich specyfikę nie można zmieniać i ingerować w ich wzory, np. z powodu obowiązującego prawa (dokumenty księgowe, certyfikaty etc.).

2. Oznaczyć miejsce realizacji projektu przez umieszczenie tablicy informacyjnej lub plakatu – w zależności od całkowitego kosztu projektu.

   UWAGA: W przypadku instrumentów finansowych, beneficjent musi także zapewnić, za pomocą warunków umownych, aby również ostateczni odbiorcy oznaczali miejsce realizacji projektu tablicami informacyjnymi, gdy są one wymagane lub plakatami, jeśli nie są wymagane tablice.

3. Umieścić opis projektu lub wdrażanego instrumentu na oficjalnej stronie internetowej, jeśli ją posiadasz, który będzie obejmował:

   • tytuł projektu lub jego skróconą nazwę (maksymalnie 150 znaków),

   • podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej, czyli zestawienie znaków Funduszy Europejskich, znak barw Rzeczpospolitej Polskiej, znak Unii Europejskiej i oficjalne logo promocyjne województwa opolskiego,

   • zadania, działania, które będą realizowane w projekcie (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.),

   • grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta),

   • cel lub cele projektu,

   • efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów),

   • wartość projektu (całkowity koszt projektu),

   • wysokość wkładu Funduszy Europejskich,

   • hasztagi: #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie. Jest to minimalny zakres informacji, obowiązkowy dla każdego projektu. Te informacje i oznaczenia, które wymieniliśmy w punktach od 1 do 9, musisz także umieścić na profilu w mediach społecznościowych. Jeżeli nie posiadasz takiego profilu, musisz go założyć.

4. Umieścić opis projektu/ wdrażanego instrumentu w mediach społecznościowych. Jeżeli nie posiadasz takiego profilu, musisz go założyć (przynajmniej jeden profil). Zakres informacji, które powinieneś tam zawrzeć jest taki sam jak w przypadku strony internetowej.

5. Jeżeli Twój projekt ma znaczenie strategiczne [1] lub jego całkowity koszt przekracza 10 mln euro, musisz zorganizować wydarzenie lub działanie informacyjno-promocyjne (np. konferencję prasową, wydarzenie promujące projekt, udział w targach branżowych) w ważnym momencie realizacji projektu, np. na otwarcie projektu, zakończenie projektu lub jego ważnego etapu np. rozpoczęcie inwestycji, oddanie inwestycji do użytkowania itp. Do udziału w wydarzeniu musisz zaprosić [2] przedstawicieli Komisji Europejskiej i Instytucji Zarządzającej z co najmniej 4-tygodniowym wyprzedzeniem.

6. Jeżeli całkowity koszt Twojego projektu przekracza 5 mln euro (z wyłączeniem beneficjentów, którzy realizują wyłącznie projekty pomocy technicznej), musisz poinformować instytucję, która przyznała dofinansowanie o ważnych etapach  w projekcie i  planowanych wydarzeniach informacyjnych i promocyjnych związanych z realizacją projektu.

7. Dokumentować działania informacyjne i promocyjne prowadzone w projekcie, aby mieć dowód, że Twoje obowiązki w tym zakresie zostały wypełnione.

[1] Projekt, który wnosi znaczący wkład w osiąganie celów programu i który podlega szczególnym środkom dotyczącym monitorowania i komunikacji. Informację, czy Twój projekt ma znaczenie strategiczne, otrzymasz od instytucji przyznającej dofinansowanie.

[2] Zaproszenia trzeba przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej. Adresy kontaktowe znajdziesz w umowie o dofinansowanie Twojego projektu.