Zasady dofinansowania projektu określa umowa dotacji. Gwarantuje ona, że w budżecie programu zostały zarezerwowane dla Ciebie środki. Teraz czeka Cię najważniejszy etap, czyli realizacja i rozliczenie projektu. Błędy na tym etapie mogą kosztować utratę części, a nawet całości uzyskanego wsparcia. Poznaj zasady dokumentowania wydatków i rozliczania dotacji.


Wypłata dotacji


Dotacja może być wypłacana jednorazowo lub w częściach. Można ją otrzymać w formie refundacji już poniesionych wydatków albo w postaci zaliczki (czyli przed dokonaniem wydatków).

Wypłata jednorazowa ma najczęściej miejsce w mniejszych projektach, których realizacja przebiega dość szybko – na przykład zakup maszyny przez przedsiębiorstwo. W takim przypadku najpierw ponoszone są wydatki ze środków własnych, a po wykonaniu i opłaceniu wszystkich działań w projekcie występuje się o ich częściową refundację.

W przypadku projektów bardziej skomplikowanych i rozłożonych w czasie najczęściej mamy do czynienia z wypłatą dotacji w kilku częściach. Ponoszone wydatki rozliczane są stopniowo, z reguły co trzy miesiące. Na tej podstawie przekazywana jest częściowa refundacja.

Dopuszczalne jest też korzystanie z zaliczek na poczet planowanych wydatków. Można o nie występować zaraz po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Po wykorzystaniu przekazanych środków przedstawia się instytucji obsługującej projekt sprawozdanie z realizacji dotychczasowych działań oraz dokonanych płatności, wraz z wnioskiem o wypłatę kolejnej transzy zaliczki. Czynność taka – podobnie jak w przypadku częściowej refundacji – powtarzana jest zazwyczaj nie rzadziej niż raz na trzy miesiące. Szczegółowe zasady korzystania z zaliczek mogą się różnić, w zależności od rodzaju realizowanego projektu. Określa je każdorazowo umowa o dofinansowanie.


Rozliczenie końcowe


Dotacja jako całość rozliczna jest zawsze po zrealizowaniu wszystkich planowanych w projekcie działań i pokryciu ich kosztów. Po zakończeniu projektu jesteś zobowiązany złożyć sprawozdanie z jego realizacji wraz z wnioskiem o płatność końcową. W dokumencie tym przedstawiasz szczegółowe zestawienie rzeczywiście poniesionych wydatków, w podziale na wkład własny i dofinansowanie. Podajesz też informację o łącznej wartości otrzymanych dotąd środków – wypłaconych w formie zaliczki lub częściowej refundacji oraz różnicy w stosunku do przysługującego Ci wsparcia. Na tej podstawie otrzymujesz ostatnią transzę dofinansowania lub dokonujesz zwrotu nadpłaconych środków.

Rozliczeniu końcowemu zawsze towarzyszy kontrola projektu. Weryfikowane jest, czy wszystkie działania zostały rzeczywiście zrealizowane, a koszty prawidłowo poniesione. Błędy lub braki mogą skutkować redukcją, a w skrajnych przypadkach cofnięciem dofinansowania.


Dokumentacja w projekcie


Bardzo ważne jest, abyś podczas realizacji projektu zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się z zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i Skarbu Państwa. Wynagrodzenia wypłacane z dofinansowania należy udokumentować poprzez przedstawienie list płac.

Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.

Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.

Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.

Dokumentacja finansowa w projekcie może podlegać kontrolom. Czasem odbywa się to już podczas weryfikacji wniosków o płatność (jeśli zasady rozliczania wymagają dołączenia kopii tych dokumentów), a czasem dopiero podczas kontroli na miejscu realizacji projektu czy siedzibie beneficjenta. Jesteś zobowiązany każdorazowo udostępnić dokumenty związane z projektem osobom kontrolującym – zarówno z instytucji związanych z Funduszami Europejskimi, jak i np. z kontroli skarbowej.

Pełna dokumentacja powinna być przechowywana w Twojej siedzibie (poza wyjątkowymi sytuacjami, kiedy trzeba ją zdeponować w archiwum), zarówno przez cały czas realizacji projektu, jak i w wymaganym okresie archiwizacji wskazanym w umowie o dofinansowanie.


Sprawozdawczość, rozliczenie projektu i dokumentacja


Podpisałeś umowę i realizujesz projekt. Zobacz co musisz wiedzieć.

Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020

O postępach w realizacji regularnie informujesz instytucję, z którą podpisałeś umowę. Informacje z postępów przygotowujesz elektronicznie za pośrednictwem Centralnego systemu teleinformatycznego SL2014.

Przeczytaj koniecznie PODRĘCZNIK BENEFICJENTA !

Wersja Podręcznika beneficjenta obowiązująca od 1 maja 2017 r., które obejmuje m.in. zmiany w SL2014 dotyczące wprowadzenia nowych funkcjonalności w Module Baza personelu i Monitorowanie uczestników.

Podręcznik Beneficjenta SL2014_wersja 1.8_z uszczegółowieniem IZ

Załącznik nr 1 – Słownik glównych pojęć_wersja 1.1

Załącznik nr 2 – Testy logiczne_wersja 1.1

Podręcznik beneficjenta jest instrukcją pracy w SL2014. Zawarta umowa o dofinansowanie zobowiązuje Cię, abyś w ramach procesu rozliczania realizowanego projektu wykorzystywał system SL2014. Dzięki SL2014 możesz m.in. składać wnioski o płatność, prowadzić korespondencję z instytucją odpowiedzialną za ich weryfikację czy przekazywać dane dotyczące planowanego harmonogramu płatności w projekcie.

Zespół Administratorów Merytorycznych Instytucji Koordynującej (Ministerstwo Rozwoju) stworzył dla Państwa INSTRUKCJĘ MULTIMEDIALNĄ korzystania z  systemu SL2014.

INSTRUKCJA MULTIMEDIALNA dostępna jest pod linkiem https://instrukcja.sl2014.gov.pl/ 
Zalecamy, aby otwierać instrukcję na jak najbardziej aktualnej wersji przeglądarki stron www.


profil zaufany


Podstawową metodą logowania do systemu SL2014 jest uwierzytelnienie za pomocą elektronicznej platformy usług administracji publicznej ePUAP.

Jeżeli jeszcze nie posiadasz profilu zaufanego ePUAP, wejdź na stronę rejestracji w portalu ePUAP https://epuap.gov.pl/wps/portal i skorzystaj z funkcji Zarejestruj się.

UWAGA! Komunikat dotyczący WYŁĄCZENIA AUTORYZACJI MAILOWEJ w Profilu Zaufanym

Komunikat znajduje się na Platformie ePUAP, w zakładce AKTUALNOŚCI

od dnia 7 kwietnia 2017 r.

Szanowny Użytkowniku Profilu Zaufanego ePUAP,
Jeśli używasz konta email do odbierania haseł jednorazowych profilu zaufanego pamiętaj, że jest to możliwe tylko do 7 kwietnia 2017 r. Następnego dnia (8 kwietnia) funkcja ta zostanie wyłączona. Dalsze korzystanie z profilu będzie możliwe tylko za pomocą haseł przesyłanych za pomocą SMS.  Dotyczy to wszystkich użytkowników – osób fizycznych oraz pracowników administracji publicznej wykorzystujących profil do celów służbowych.

Jeśli korzystasz z haseł wysyłanych na email, zamień je na SMS – w tym celu:

1. wejdź na swoje konto w serwisie pz.gov.pl,

2. wybierz z menu bocznego „Mój profil zaufany”, a następnie opcję „Przedłuż ważność”

3. podaj numer telefonu komórkowego.

Jeśli nie uda Ci się podać numeru telefonu dla haseł jednorazowych SMS od 8 kwietnia 2017 r. Twój Profil Zaufany nie zniknie, ale będziesz musiał udać się do punktu potwierdzającego Profil Zaufany ePUAP, by móc z niego normalnie korzystać. Pamiętaj, że nadal będziesz mógł korzystać z profilu zaufanego za pośrednictwem bankowości elektronicznej.

Podstawa prawna: § 8 ust. 3 w związku z § 21 ust. 1 rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 5 października 2016 r. w sprawie profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1633).