Stanowisko Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie zmiany formy w związku z trudnościami wywołanymi pandemią COVID-19 w realizacji stacjonarnych szkoleń językowych w projektach EFS rozliczanych w oparciu o stawki jednostkowe w CT10

Zgodnie z podrozdziałem 5.1 Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze edukacji na lata 2014-2020 szkolenia językowe prowadzone są wyłącznie w trybie stacjonarnym a ich rozliczenie odbywa się w oparciu o stawki jednostkowe. W efekcie ograniczeń wprowadzonych w związku z obowiązywaniem stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii na terytorium Polski realizacja ww. wsparcia w trybie stacjonarnym nie jest możliwa. W związku z powyższym, dla kontynuacji szkoleń językowych w projektach niezbędna jest zmiana trybu prowadzenia szkolenia ze stacjonarnego na tryb zdalny/online.

Wprowadzenie powyższej zmiany jest możliwe przy zachowaniu następujących warunków:

1. szkolenia w trybie zdalnym powinny być prowadzone w czasie rzeczywistym,
z wykorzystaniem połączeń on-line; trener prowadzi szkolenie w czasie rzeczywistym, w formie umożliwiającej przekazanie i utrwalenie treści określonych w programie szkolenia; liczba uczestników szkolenia (zgodnie z Wytycznymi – jest to nie więcej niż 12 osób) powinna umożliwić wszystkim interaktywną swobodę udziału we wszystkich przewidzianych elementach zajęć (ćwiczenia, rozmowa na żywo, chat, testy, ankiety, współdzielenie ekranu itp.); materiały dydaktyczne mogą przybrać formę e-podręczników, plików dokumentów przygotowanych w dowolnym formacie, materiałów VOD, itp.; materiały powinny zostać dostarczone uczestnikom przed rozpoczęciem szkolenia;

2. realizator szkolenia powinien zapewnić rozwiązania techniczne pozwalające
uczestnikom w pełni zrealizować zakładany program szkolenia; realizator
szkolenia powinien wskazać:

  •  platformę /rodzaj komunikatora, za pośrednictwem którego prowadzone będzie szkolenie,
  • minimalne wymagania sprzętowe, jakie musi spełniać komputer uczestnika,
  • minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować uczestnik,
  • niezbędne oprogramowanie umożliwiające uczestnikom dostęp do prezentowanych treści i materiałów,
  • okres ważności linku umożliwiającego uczestnictwo w szkoleniu on-line;

3. w przypadku, gdy szkolenie było już realizowane w formie stacjonarnej organizator
szkolenia ma obowiązek uzyskania akceptacji zmiany formy szkolenia na zdalną od wszystkich uczestników; fakt uzyskania akceptacji powinien być udokumentowany np. w postaci zarchiwizowanej korespondencji mailowej; całość szkolenia realizowanego zdalnie musi być rejestrowana/ nagrywana na potrzeby m.in. monitoringu, kontroli lub audytu; nie ma obowiązku rejestrowania/nagrywania wizerunku uczestników (wideo), niemniej jeśli szkolenie ma formę szkolenia zdalnego, na nagraniu powinien być widoczny trener, a podmiot realizujący szkolenie powinien zadbać o odpowiednie udokumentowanie obecności wszystkich uczestników na szkoleniu (np. poprzez monitorowanie czasu zalogowania do platformy i wygenerowanie z systemu raportu na temat obecności/aktywności uczestników, czy też zebranie od uczestników potwierdzeń przekazanych mailem, że uczestniczyli w szkoleniu; na tej podstawie powinna zostać sporządzona lista obecności na szkoleniu); nagrywanie szkolenia i udostępnianie nagrania do celów kontroli, audytu lub monitoringu nie wymaga zgody trenera – jest obligatoryjne; jeżeli trener nie wyrazi na to zgody, wówczas szkolenie nie może się odbyć; udostępnienie nagrania do celów utrwalania efektów uczenia się jest opcjonalne i wymaga pozyskania przez podmiot realizujący szkolenie zgody od trenera na wykorzystanie nagrania do takiego celu;

4. realizacja formy zdalnej nie zwalnia podmiotu realizującego szkolenie z obowiązków związanych z badaniem efektywności wsparcia, w tym pomiaru kompetencji nabytych na szkoleniu;

5. realizator szkolenia musi zapewnić możliwość przekazania uczestnikom dokumentów potwierdzających zakończenie udziału w szkoleniu/efekty uczenia się/uzyskane kwalifikacje; dokumenty te mogą mieć formę elektroniczną.

Wprowadzenie zmiany realizacji formy szkoleń językowych rozliczanych stawkami jednostkowymi ze stacjonarnej na zdalną nie wymaga zgody IP/IZ. Beneficjent powinien tylko poinformować IP o rozpoczęciu realizacji form zdalnej usługi szkoleniowej. Takie podejście możliwe jest wyłącznie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego, tj. od dnia 14 marca 2020 r. do odwołania¹ oraz okresu obowiązywania stanu epidemii, tj. od dnia 20 marca 2020 r. do odwołania².

IK EFS uwzględni powyższą zmianę w informacji o możliwym odstąpieniu od zapisów Wytycznych w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze edukacji na lata 2014-2020, na podstawie ustawy o szczególnych rozwiązaniach wspierających realizację programów operacyjnych w związku z wystąpieniem COVID-19 w 2020 r, która weszła w życie 18 kwietnia 2020 r.

¹zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego

²zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii