Pismo Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej ( Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej) z dn. 31 marca 2020 r.

Dotyczy: możliwości wyłączenia zasady konkurencyjności podczas udzielania
zamówień w projektach UE w związku z wystąpieniem siły wyższej (COVID-19)

Szanowni Państwo,

w obliczu niekontrolowanego rozprzestrzeniania się choroby zakaźnej wywołanej wirusem
SARS-CoV-2 w Polsce chciałbym przedstawić Państwu działania możliwe aktualnie do
podjęcia w celu łagodzenia wpływu pandemii koronawirusa na realizację projektów
współfinansowanych ze środków UE, w ramach których udzielane są zamówienia
niezbędne do przeciwdziałania skutkom COVID-19.

Zgodnie z pkt 7 podrozdziału 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków
w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020 możliwe jest niestosowanie zasady
konkurencyjności przy udzielaniu zamówień w następujących przypadkach:

  • lit. e – ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po
    stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć (np. klęski
    żywiołowe, katastrofy, awarie), wymagane jest natychmiastowe wykonanie
    zamówienia i nie można zachować terminów określonych w sekcji 6.5.2 pkt 10,
  • lit. d. – ze względu na pilną potrzebę (konieczność) udzielenia zamówienia
    niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie
    można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych w sekcji 6.5.2
    pkt 10.

W związku z tym, że obecny stan epidemii (SARS-CoV-2), w ocenie IK UP, można
zakwalifikować jako zdarzenie spełniające przesłanki wystąpienia siły wyższej (tzn.
wyjątkowej sytuacji niewynikającej z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której
nie mógł on przewidzieć), wyłączenie zasady konkurencyjności w ramach zamówień
niezbędnych do przeciwdziałania skutkom COVID-19 będzie możliwe ze względu na
wymaganą natychmiastową realizację zamówienia lub wystąpienie natychmiastowej
potrzeby udzielenia zamówienia (w związku z czym nie jest możliwe przeprowadzenie
postępowania o udzielenie zamówienia z zachowaniem terminów przewidzianych dla
zasady konkurencyjności).

Podsumowując, w opinii IK UP, beneficjenci i wnioskodawcy mogą odstąpić od
zastosowania zasady konkurencyjności podczas udzielania zamówień niezbędnych do
przeciwdziałania skutkom COVID-19. Spełnienie przesłanek z pkt 7 lit. d i e podrozdziału
6.5 ww. Wytycznych powinni jednak pisemnie uzasadnić (zob. pkt 9 podrozdziału 6.5).
Określone przesłanki, w razie wątpliwości należy interpretować w oparciu o wykładnię i
orzecznictwo wydane względem odpowiednich przepisów ustawy Prawo zamówień
publicznych, tj. art. 62 i art. 67 (zob. przypis 17 ww. Wytycznych).

Zastosowanie wszelkich rozwiązań stanowiących odstępstwo od przyjętych reguł
wdrażania funduszy unijnych, tak jak w omawianej sytuacji odstąpienie od zasady
konkurencyjności, powinno znajdować uzasadnienie w wystąpieniu siły wyższej, jaką
obecnie stanowi pandemia koronawirusa. Dlatego skorzystanie z tego typu rozwiązań
musi być poprzedzone wnikliwą analizą każdego przypadku.

Z poważaniem
Radosław Antoszek
Dyrektor Departamentu
/podpisano elektronicznie/

Pełny obraz pisma z 31 marca 2020 r. znajduje się TU

Pismo Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej ( Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej) z dn. 14 kwietnia 2020 r.

Dotyczy: dopuszczalnych zmian umowy o zamówienie (zasada konkurencyjności)
w związku z wystąpieniem siły wyższej (COVID-19)

Szanowni Państwo,

w nawiązaniu do mojego pisma z 30 marca br. znak sprawy: DKF-IV.7517.17.2020.DS
chciałbym Państwu przedstawić kolejne możliwe do podjęcia działania, mające na celu
łagodzenie wpływu pandemii koronawirusa na realizację projektów współfinansowanych
ze środków UE. Odnoszą się one do projektów, w ramach których zawarte zostały umowy
o zamówienie – zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w sekcji 6.5.2 Wytycznych
w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020.

Przede wszystkim pragnę zauważyć, że nie wszystkie zmiany umowy o zamówienie
w trakcie jej realizacji wymagają przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie
zamówienia. Nowe postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności wymagane jest
w przypadku istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty,
na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w szczególności w odniesieniu do
zakresu i treści wzajemnych praw i obowiązków stron. Istotna zmiana ma miejsce dopiero
w sytuacji, gdy zmienione warunki realizacji zamówienia miałyby wpływ na wynik, gdyby
zostały uwzględnione w pierwotnym postępowaniu (zob. przypis nr 29 ww. Wytycznych).
Również nie każda istotna zmiana umowy o zamówienie powoduje konieczność
przeprowadzenia nowego postępowania.

Dopuszczalne zmiany umowy o zamówienie – zasada konkurencyjności (COVID-19)

Na podstawie pkt 20 lic. c sekcji 6.5.2 ww. Wytycznych, możliwe jest dokonanie istotnej
zmiany postanowień zawartej umowy o zamówienie, gdy zmiana ta nie prowadzi do
zmiany ogólnego charakteru umowy oraz:

  • konieczność tej zmiany spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający,
    działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć, oraz
  • wzrost wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekroczy 50%
    wartości pierwotnej umowy.

W ocenie IK UP, obecny stan epidemii (SARS-CoV-2) może spełniać przesłanki
kwalifikacji tego zdarzenia jako siły wyższej, tzn. wyjątkowej sytuacji niewynikającej
z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć. Wpływ
okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy
o zamówienie może więc oznaczać konieczność jej zmiany. O ile więc przykładowo
zmiana terminu wykonania umowy lub czasowe zawieszenie wykonywania umowy, czy też
zmiana sposobu wykonywania dostaw, usług lub robót budowlanych – jako zmiany istotne
– zaistniałe wskutek wystąpienia COVID-19 – nie prowadzą do zmiany ogólnego
charakteru umowy, ich wprowadzenie będzie możliwe. Odnosząc się zaś do drugiego
warunku istotne jest to, aby ewentualny wzrost wynagrodzenia towarzyszący zmianie nie
przekroczył 50% wartości pierwotnej umowy. W przypadku wprowadzania kilku kolejnych
zmian w umowie limit ten należy odnieść do wartości każdej z nich, co oznacza, że wzrost
wynagrodzenia spowodowany każdą kolejną zmianą nie może przekroczyć 50% wartości
pierwotnej umowy (każda kolejna zmiana umowy o zamówienie nie może mieć jednak na
celu ominięcia zasady konkurencyjności).

Pozostałe sytuacje, w których możliwe jest dokonanie istotnych zmian w umowie
o zamówienie, zostały wskazane w pkt 20 lit. a-b i lit. d-e sekcji 6.5.2 Wytycznych
w zakresie kwalifikowalności wydatków.

Z poważaniem
Radosław Antoszek
Dyrektor Departamentu
/podpisano elektronicznie/

Pełny obraz pisma z 14 kwietnia 2020 r. znajduje się TU