Komitet Monitorujący (KM) działa jako niezależne ciało doradczo-opiniodawcze dla Instytucji Zarządzającej programem i przez nią jest powoływany. W jego skład wchodzą przedstawiciele strony rządowej, samorządowej, świata nauki oraz partnerzy społeczni i gospodarczy (w tym organizacje pozarządowe).  Ponadto w pracach Komitetu Monitorującego mogą uczestniczyć przedstawiciele innych instytucji, w tym europejskich, a także osoby zaproszone przez przewodniczącego KM.

Przedstawiciele partnerów społecznych i gospodarczych oraz świata nauki stanowią nie mniej niż jedną trzecią składu osobowego KM, co ma zapewnić kontrolę społeczną nad realizacją programu.

Komitet Monitorujący zbiera się w zależności od potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz na pół roku. Jego szczegółowy skład, tryb pracy oraz zasady działania określa Instytucja Zarządzająca programem, przy której funkcjonuje również sekretariat zapewniający obsługę komitetu.

Kompetencje

Do zadań Komitetu Monitorującego należy m.in.:

• rozpatrywanie i zatwierdzanie kryteriów wyboru projektów [link do Kryteria oceny projektów] w ramach programu oraz zatwierdzanie ewentualnych zmian tych kryteriów,

• okresowe badanie postępu w zakresie osiągania celów programu, na podstawie dokumentów przedkładanych przez Instytucję Zarządzającą,

• analizowanie rezultatów realizacji programu oraz wyników oceny realizacji programu,

• analizowanie i zatwierdzanie sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego z wdrażania programu,

• zapoznawanie się z rocznymi raportami z kontroli programu oraz z komentarzami Komisji Europejskiej do tych raportów,

• przedkładanie Instytucji Zarządzającej propozycji zmian lub analiz programu ułatwiających realizację celów Polityki Spójności.

Komitet Monitorujący może podjąć decyzję o powołaniu podkomitetu monitorującego dla wybranych części programu. Deleguje mu wówczas część swoich zadań związanych z prowadzeniem monitoringu. Komitet może też powoływać stałe grupy robocze, w szczególności dla właściwej oceny złożonych wniosków oraz do monitorowania działań o charakterze horyzontalnym (takich jak równość szans, ochrona środowiska, społeczeństwo informacyjne). Może także korzystać z opinii niezależnych ekspertów [link do Baza ekspertów oceniających wnioski] lub usług innych instytucji.

Zasady powoływania i funkcjonowania Komitetu Monitorującego określa Ustawa o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 – 2020 (rozdział 10) [link do ustawy]

oraz

Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju nr… w zakresie komitetów monitorujących na lata 2014 – 2020 [link do wytycznych]

Instytucja Zarządzająca programem może przekazać wykonywanie części swoich zadań Instytucjom Pośredniczącym (IP), a te dalej – Instytucjom Wdrażającym (IW). Każda z nich ponosi odpowiedzialność za przypisany sobie zakres obowiązków, bez względu na to, kto je faktycznie wykonuje. Oznacza to, że Instytucja Zarządzająca, powołując Instytucję Pośredniczącą, przekazuje jej część zadań i odpowiedzialności za ich realizację. Nadal jednak pozostaje odpowiedzialna za całość programu. Podobna sytuacja dotyczy powołania Instytucji Wdrażającej przez Instytucję Pośredniczącą. Warto także zaznaczyć, że zgodę na ustanowienie IW musi wyrazić także Instytucja Zarządzająca, jako odpowiedzialna za całość systemu w ramach właściwego programu.

Instytucja Pośrednicząca

Rolę Instytucji Pośredniczącej mogą pełnić wyłącznie jednostki sektora finansów publicznych. Zakres jej obowiązków określa umowa lub porozumienie. Mogą to być na przykład zadania związane z zarządzaniem i wdrażaniem części programu dotyczącej określonej tematyki, w której specjalizuje się dana instytucja, np. ochrony środowiska, rozwoju przedsiębiorstw czy budowy dróg.

Przykładowe zadania Instytucji Pośredniczącej to:

• zarządzanie poszczególnymi priorytetami programu,

• przygotowanie na podstawie wytycznych Instytucji Zarządzającej szczegółowych kryteriów wyboru projektów [link do Kryteria oceny projektów] w ramach poszczególnych priorytetów,

• przygotowanie opisu własnego systemu zarządzania i kontroli,

• wybór projektów do dofinansowania zgodnie z kryteriami [link do Kryteria oceny projektów] oraz podpisywanie umów z beneficjentami,

• zapewnienie zgodności projektów z zasadami wspólnotowymi i krajowymi,

• weryfikacja poprawności i zgodności z prawem wydatków ponoszonych przez beneficjentów,

• prowadzenie elektronicznego systemu monitorowania realizacji poszczególnych priorytetów,

• rozliczanie umów z beneficjentami,

• monitorowanie realizacji umów o dofinansowanie projektów,

• monitorowanie realizacji wskaźników,

• prowadzenie kontroli realizowanych projektów,

• przygotowanie sprawozdań z realizacji poszczególnych priorytetów,

• ewaluacja poszczególnych priorytetów,

• prowadzenie działań promocyjnych i informacyjnych,

• przechowywanie dokumentacji związanej z wdrażaniem programu przez 3 lata od daty jego zamknięcia.

Dla realizacji Regionalnego Programu dla województwa XXX wyznaczono następujące Instytucje Pośredniczące:

– xxx

– xxx

– xxx

Kontakt do Instytucji Pośredniczących (adres, telefon, fax, www, e-mail)

Instytucja Wdrażająca [w przypadku, gdy program ma jeszcze IW można wydzielić jako osobną stronę]

Instytucja Pośrednicząca może, ale nie musi zajmować się bezpośrednią obsługą przyznawania wsparcia, kontaktem z jego beneficjentami czy kontrolą [link do Kryteria oceny projektów] realizacji projektów. Te funkcje może przekazać Instytucji Wdrażającej, którą powołuje jako jednostkę samorządową lub wyłania, zgodnie z procedurą zamówień publicznych, spoza sektora finansów publicznych. Funkcję Instytucji Wdrażającej mogą więc pełnić na przykład agencje rozwoju przedsiębiorczości czy rozwoju regionalnego, ale także instytucje publiczne.

Przykładowe zadania Instytucji Wdrażającej to:

• przyjmowanie wniosków o dofinansowanie od beneficjentów,

• dokonywanie wyboru projektów [link do Kryteria oceny projektów] do współfinansowania i podpisywanie umów z beneficjentami,

• przedkładanie informacji na temat wydatków  do Instytucji Pośredniczących,

• monitorowanie realizacji poszczególnych projektów,

• weryfikacja wykorzystania środków przez beneficjentów (m.in. poprzez kontrole  w siedzibie beneficjenta),

• przygotowanie sprawozdań z realizacji powierzonych zadań,

• przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektów przez 3 lata od daty jego zamknięcia.

Zasady powoływania i funkcjonowania instytucji w programie określa Ustawa o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 – 2020 (rozdział 10).

Kontakt do Instytucji Wdrażającej Regionalnego Programu dla województwa XXX

Nazwa, adres, telefon, fax, www, e-mail

Za zarządzanie programem regionalnym odpowiada zarząd województwa. W praktyce to w Urzędzie Marszałkowskim umiejscowiona jest jednostka, której powierzone zostały funkcje Instytucji Zarządzającej. Odpowiada ona za sprawną i poprawną realizację programu – zarówno w ujęciu całościowym, jak i na poziomie poszczególnych projektów. Wydaje też wytyczne, zalecenia i podręczniki dotyczące różnych aspektów związanych z realizacją programu oraz prowadzi działania promocyjno-informacyjne.

Kompetencje w zakresie zarządzania programem są bardzo szerokie – począwszy od jego opracowania, poprzez wybór projektów do dofinansowania [link do Kryteria oceny projektów], zlecanie płatności na rzecz beneficjentów i weryfikację poprawności ponoszonych przez nich wydatków, aż po całościowe monitorowanie postępów realizacji programu i weryfikację osiąganych celów.

Szczegółowy wykaz zadań wykonywanych przez Instytucję Zarządzającą obejmuje:

1. Przygotowywanie propozycji kryteriów wyboru projektów [link do Kryteria oceny projektów] do dofinansowania;

2. Wybór projektów do dofinansowania;

3. Zawieranie z wnioskodawcami umów o dofinansowanie projektu lub podejmowanie decyzji o dofinansowaniu projektu;

4. Zlecanie płatności na rzecz beneficjentów;

5. Zapewnienie aktualności i poprawności danych służących do monitorowania realizacji programu;

6. Pełnienie funkcji instytucji certyfikującej;

7. Prowadzenie kontroli realizacji programu, w tym weryfikacja prawidłowości wydatków ponoszonych przez beneficjentów;

8. Nakładanie korekt finansowych;

9. Odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi (np. środków niewykorzystanych, odsetek, należności do zwrotu w związku z nieprawidłowościami);

10. Ewaluacja programu;

11. Monitorowanie postępów realizacji programu;

12. Zapewnienie informacji o programie i jego promocja.

Instytucja Zarządzająca może przekazać wykonywanie części swoich zadań do realizacji Instytucjom Pośredniczącym, a te dalej Instytucjom Wdrażającym. Ciągle jednak zachowuje pełną odpowiedzialność za całość realizacji programu.

Zasady działania i obowiązki Instytucji Zarządzającej zostały określone w ustawie o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 – 2020 (rozdział 4).

Kontakt do Instytucji Zarządzającej Regionalnego Programu dla województwa XXX

Nazwa, adres, telefon, fax, www, e-mail