Serwis Regionalnego Programu
Sorry, this entry is only available in Polish. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.
Rekomendacje dotyczące udzielania zamówień przez Beneficjentów RPO WO 2014-2020 związane z wprowadzeniem przepisów RODO.
Udzielanie zamówień publicznych przez Beneficjentów RPO WO powinno odbywać się na zasadach i wg procedur przewidzianych w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne).
Wytyczne nie regulują obecnie wprost kwestii dotyczących ochrony danych osobowych, natomiast m.in. w części dotyczącej oceny kwalifikowalności wydatków odnoszą się do zgodności z innymi przepisami prawa (patrz: Sekcja 6.2. pkt 2). Ocena kwalifikowalności poniesionego wydatku dokonywana jest przede wszystkim (…) w zakresie obowiązków nałożonych na Beneficjenta umową o dofinansowanie oraz wynikających z przepisów prawa, dalej pkt 3) Wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek spełniający łącznie następujące warunki: (…) b) jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa unijnego oraz prawa krajowego (…), co oznacza, że należy stosować wszystkie inne przepisy prawa, w tym ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018.1000). Przedmiotowa ustawa służy stosowaniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz w zakresie swojej regulacji wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającą decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW, (dalej: łącznie przepisy o ochronie danych osobowych – RODO).
25 maja 2018 r. weszły w życie przepisy RODO, które dotyczą również Beneficjentów wszystkich Programów Operacyjnych, na wielu płaszczyznach np. uczestników projektów czy też udzielania zamówień publicznych.
Tym samym każdy z Beneficjentów zobowiązany jest do stosowania RODO do przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
Przedmiotowy obowiązek wynika z tego, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego są/mogą być przetwarzane dane osobowe podlegające ochronie zgodnie z przepisami RODO. Dane te mogą dotyczyć tak samego wykonawcy (osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą), jego pełnomocnika (osoby fizycznej), jak też informacji o osobach, które w swojej ofercie/wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wykonawca przedkłada celem wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, braku podstaw do wykluczenia z postępowania, jak i potwierdzenia wymogów zamawiającego dotyczących wykonania przedmiotu zamówienia.
Ponieważ zamawiający (Beneficjent) nie może przewidzieć, w którym postępowaniu złożą mu zapytania/oferty osoby fizyczne albo, który z wykonawców nie będący osobą fizyczną będzie korzystał z zasobów innych podmiotów/podwykonawców będących osobami fizycznymi, regulacje wynikające z RODO należy zastosować na etapie wszczęcia każdego postępowania.
Przepisy te mają zastosowanie do każdej z procedur udzielania zamówień, m.in. prowadzonych wg:
– ustawy prawo zamówień publicznych,
– ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi,
– ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym,
– zasady konkurencyjności opisanej w Wytycznych,
– rozeznania rynku opisanego w Wytycznych,
– a także w przypadku, gdy na podstawie obowiązujących przepisów prawa innych niż PZP wyłącza się stosowanie PZP, Beneficjent, o którym mowa w art. 3 PZP, przeprowadza zamówienie z zastosowaniem tych przepisów (patrz: rozdział 6.5 pkt 6 Wytycznych) jak np. konkursy na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych czy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
– ponoszenia wydatków o wartościach poniżej 20 tys. zł netto, zgodnie z warunkami kwalifikowalności wydatków z Wytycznych (patrz: rozdz. 6.2 pkt 3 lit. g) został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
Należy podkreślić, że obowiązki wynikające z RODO, do których wypełnienia zobowiązany jest zamawiający (Beneficjent), powinny być zrealizowane również w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych przed dniem 25 maja 2018 r., przy pierwszej podejmowanej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego związanej z przetwarzaniem danych osobowych, niezwłocznie po wejściu w życie RODO.
Mając na uwadze właściwą realizację projektów finansowanych ze środków UE IZ przypomina o obowiązku stosowania RODO w udzielaniu wszystkich zamówień, które zostały wszczęte lub są kontynuowane po 25 maja 2018 r.
Jednocześnie, biorąc pod uwagę konieczność wsparcia Beneficjentów w aspekcie ochrony danych osobowych, IZ rekomenduje skorzystanie z opracowań dotyczących ochrony danych osobowych w zamówieniach publicznych przygotowanych przez Urząd Zamówień Publicznych, znajdujących się na stronie UZP pod linkiem: www.uzp.gov.pl/aktualnosci/rodo-w-zamowieniach-publicznych, obecna ścieżka dostępu Urząd Zamówień Publicznych / Aktualności / RODO w zamówieniach publicznych.
Są to m.in. zalecenia dla zamawiających i wykonawców dotyczące stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (ustawa PZP), które analogicznie należy zastosować we wszystkich innych niż zawartych w PZP procedurach udzielania zamówień publicznych.
Znajdziecie tam Państwo:
– wskazówki dotyczące prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z uwzględnieniem regulacji RODO;
– obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO w przypadku zbierania danych osobowych bezpośrednio od osoby fizycznej, której dane dotyczą, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
– wzór oświadczenia wymaganego od wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z RODO.
W praktyce oznacza to zastosowanie obowiązków wynikających z RODO, np. stosowanie klauzul informacyjnych z powołaniem się w ich treści, zamiast na przepisy szczególne PZP, na inne szczególne przepisy udzielania zamówień np. zasadę konkurencyjności.
Adekwatnie do procedury udzielenia zamówienia np. zamieszczenie klauzuli informacyjnej będzie miało miejsce w ogłoszeniu zamieszczonym w bazie konkurencyjności, podobnie jak w ogłoszeniu o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, w zapytaniu ofertowym kierowanym do wykonawców lub zamieszczonym na stronie Beneficjenta, analogicznie jak w zaproszeniu do złożenia ofert w trybie zapytania o cenę / wg przepisów PZP, zapytaniu ofertowym na podstawie zasady konkurencyjności, podobnie jak w SIWZ sporządzanej na potrzeby PZP.
IZ zaleca również, aby wszystkie rozpoczynane postępowania o zamówienie po wydaniu niniejszych rekomendacji, zawierały wymagane RODO elementy na dzień wszczęcia postępowania, a w przypadku wszczętych przed wydaniem rekomendacji i trwających do nadal, były uzupełniane o wymagania wynikające z RODO poprzez odpowiednie zmiany w trakcie procedury, natomiast dla postępowań zakończonych po 25 maja 2018 r. (zawarcie umowy) ewentualne braki należy uzupełnić po dniu wprowadzenia niniejszych rekomendacji.